説明は簡潔に＆図やフローチャートでわかりやすく説明（ノートを使った説明術）

＜説明術＝結論を話せ＞

「昨日、家を出るところを見たんだけど、どこ行ってたの？」

こんな質問をされて

「いやぁ～、昨日は晴れてて気分もよかったし、なんか外に出たいな～と思ってたら

テレビでたまたまABC公園のことやっててさぁ

ABC公園のこと考えてたらDEF公園のことを思い出して

前からDEF公園前に新しく出来た本屋が気になってたらから、その本屋へ行ってきたよ」

さて、この説明どうでしょうか？

「本屋へ行った」というだけの話でこれだけの長文になってしまいました。

実際の会話ならあり得なくもない会話かもしれませんが

仕事でこういう話し方をすると、質問した方は

「結論は？」「そこは聞いてないんだよ」というような言葉を言われると思います。

＜説明は、まず結論から＞

この言葉、よく聞きますよね。

誰かに説明をする時は「まず結論から」というのを

頭に入れて説明する癖をつけてみてください。

何回もやってるうちに出来るようになってきます。

と言いながら、私もなかなか出ないんですよね。面目ない話です。

＜描いて説明してみよう＞

電化製品の説明書で図入りの物と文字だけの物、どちらがわかりやすいですか？

私は、ノートにメモすることや、メモしたことをまとめることで

自分なりの参考書を作ることをおすすめしていますが

上司等に質問や説明をしないといけない時にもノートをよく使います。

まとめ術ではないので、紙であればなんでもいいのですが

説明したことも残しておきたいので、ノートを使うことが多いです。

私のいた製薬業界での分析業務というものは

大量の実験器具や、薬品を使うことが何度もあります。

作業工程の中で共通で使える器具のことを考えて本数を減らしたり

薬品の使用期限を考えながら予定を決めて行く必要があるので

文字だけで考えていると頭がこんがらがります。

注：使用期限というものは、メーカーの期限に合わせるのではなく

自社で独自に割り当てているところがほとんどです。

購入した薬品には１年～３年（物によります）の期限がつけられます。

分析の際に、それらを混ぜ合わせて作る物があるのですが

それらの期限は、１週間～10日に変わります。

どれだけ大量に作って、それが使える状態でも廃棄しなければなりません。

余分な物を使わない現代の世の中に反するかもしれませんが

余裕を持っておかないと、機器の調子や再試験の際に大変なことになってしまうので

余裕を持って調製します。

話がそれましたが・・・

さきほど書いたように「器具の本数」を考えたり「どれぐらいの薬品の量が必要なのか」

一連の作業の中で使用期限のことも考えないといけないので

「新しい薬品と切り替えるのは、どこがベストなのか？」等、色々と考えなければなりません。

また、作業工程のことなどを上司に相談するとなると

言葉だけでは、もうわけがわからなくなります。

そこで、私はよくノートに図を描いて説明をしていました。

図を描くと言っても、実験器具の絵を丁寧に描く必要性はありません。

「〇（丸）」と「□（四角）」だけで十分です。

文字ではなく、目に見えるような形にすることで、相手にもわかりやすく説明できますし

また、文字で書かれた手順が整理されるので

自分がやらなければならないことが明確になります。

なので、みなさんも一冊ノートを買ってみてはいかがですか？

100均のノート、大学ノート、システム手帳、なんでもいいです。

自分の宝物として、それを育てていくのもおもしろいものですよ。

business-thinking.hatenablog.jp